Workshop là sự trao đổi kiến thức và kỹ năng về bất kỳ chủ đề nào trong một lĩnh vực. Tìm hiểu thêm về khái niệm Workshop là gì và quy trình tổ chức một buổi Workshop thành công. Hãy cùng giadap247 theo dõi bài viết nhé!
Workshop là gì?
Workshop là một hoạt động giao tiếp và thảo luận về một chủ đề trong một lĩnh vực nhất định. Những người tham gia cuộc thảo luận này sẽ có thêm cơ hội để đạt được kiến thức, kỹ năng hoặc chia sẻ những gì họ biết với tất cả những người có liên quan.
Diễn giả hội thảo hay còn gọi là người thuyết trình (speaker) sẽ lựa chọn những chủ đề phù hợp để thảo luận với những người tham dự. Các cuộc thảo luận này sẽ kéo dài từ 2 đến 4 giờ. Sự kiện chính thường là một cuộc thảo luận với khách mời và một phần hỏi đáp.
Không giới hạn số lượng người tham gia workshop. Quy mô của hội thảo sẽ phụ thuộc vào ngân sách và năng lực của tổ chức. Tổ chức các không gian không theo một quy chuẩn nào, chỉ cần tạo sự thoải mái và rộng rãi.
Hoạt động workshop ở Việt Nam hiện nay
Hiện nay, workshop đã trở thành một hoạt động phổ biến ở Việt Nam. Dù ở bất kỳ lĩnh vực nghề nghiệp nào, bạn cũng sẽ có cơ hội tham gia những buổi hội thảo ý nghĩa. Đặc biệt khi có những vấn đề nổi cộm trong cộng đồng, những buổi workshop được tổ chức để các chuyên gia đưa ra những lời khuyên, trao đổi cùng người tham gia.
Hơn nữa, đó cũng là một điều đáng tiếc cho doanh nghiệp. Vì nếu biết cách tận dụng những buổi workshop này, họ có thể thúc đẩy chiến lược marketing của công ty. Đồng thời cũng là cơ hội để tiếp cận với những khách hàng tiềm năng và quảng bá thương hiệu đến với nhiều người hơn.
Quy trình thực hiện tổ chức một buổi workshop
Mặc dù du nhập vào Việt Nam đã được một thời gian nhưng các workshop vẫn còn mới mẻ đối với nhiều người. Vậy để tổ chức một buổi workshop hiệu quả cần phải làm những gì để đạt được mục tiêu đã đề ra?
Chuẩn bị tổ chức buổi workshop
Bước chuẩn bị luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng và quyết định 50% sự thành công của workshop. Những thứ cần chuẩn bị cho một buổi workshop cụ thể như sau:
- Làm rõ mục đích tổ chức buổi workshop và mục tiêu cuối cùng cần đạt được
- Xác định các bên liên quan cần tham gia
- Lựa chọn người quản lý, hướng dẫn tổ chức và thư ký trong quá trình ghi lại các hoạt động khi chúng diễn ra
- Tạo chương trình làm việc – agenda.
- Set – up khu vực tổ chức workshop cẩn thận, sắp xếp bàn ghế, bố trí các phòng và không gian theo đúng kế hoạch.
- Gửi đến các đối tác, khách mời tham gia kịch bản của chương trình (nếu có)
- Nếu có đủ thời gian cho các cuộc phỏng vấn, hãy phân phát bảng câu hỏi cho những người tham gia để họ phản hồi về workshop.
Quá trình tiến hành workshop
Để sự kiện diễn ra thành công nhất, người tổ chức cần tuân thủ các quy tắc sau:
- Luôn tôn trọng quan điểm và ý kiến của người tham gia
- Thảo luận và giao tiếp trên tinh thần chia sẻ và học hỏi lành mạnh
- Khung giờ thảo luận nên có một mốc thời gian nhất định để không ảnh hưởng đến các hoạt động khác
- Tập trung vào các vấn đề chính
- Không đả kích, coi thường người khác hoặc có thái độ không đúng mực với người khác
- Cần có một bản tóm tắt các ý kiến và đạt được sự nhất trí cuối cùng sau khi cuộc thảo luận kết thúc
Người điều hành sẽ đóng vai trò hướng dẫn hoạt động, duy trì sự ổn định và tập trung vào chủ đề.
Xác định rõ vai trò của những người tham dự workshop
Mỗi người tham gia workshop có vai trò riêng của họ. Công việc của nhà tổ chức là hiểu rõ vai trò của những người tham gia để đạt được kết quả mong muốn.
Những nhà tài trợ
Nhà tài trợ là người hỗ trợ cho buổi workshop về một số vấn đề, thường là về kinh phí hoặc địa điểm. Họ không nhất thiết phải có mặt tại cuộc họp hoặc chịu trách nhiệm về kết quả của buổi workshop.
Các buổi workshopo thường có quy mô nhỏ nên không có nhiều dự án cần được tài trợ, hoặc sự phân chia hạng mục.
Người tổ chức điều phối
Họ là những diễn giả chính và là “đầu tàu” xuyên suốt buổi làm việc của buổi workshop. Người ở vị trí này sẽ giới thiệu mục đích của tổ chức, hướng dẫn người tham gia thông qua các hoạt động của buổi workshop và giám sát toàn bộ buổi workshop.
Điều phối viên phải theo sát hoạt động và tổ chức của buổi workshop từ đầu đến cuối. Vì vậy, yêu cầu đối với điều phối viên là phải có khả năng bao quát cao, có thể phối hợp với nhiều bộ phận khác nhau để giải quyết các trường hợp khẩn cấp.
Với bài viết này, Hoivietnamduc tin rằng bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi “Workshop là gì?” Có phải vậy không? Workshop là một sự kiện có ý nghĩa đối với cả người tham gia và ban tổ chức. Hy vọng rằng những sự kiện ý nghĩa như thế này sẽ tiếp tục được nhân rộng, phổ biến và thu hút nhiều người tham gia hơn nữa.
